数字复印机与模拟复印机的主要区别主要是工作原理不同。 模拟复印机的工作原理是：通过曝光、扫描将原稿的光学模拟图像通过光学系统直接投射到已被充电的感光鼓上产生静电潜像，再经过显影、转印、定影等步骤，完成复印过程。 数字复印机的工作原理是：首先通过CCD（电荷耦合器件）传感器对通过日暴光、扫描产生的原稿的光学模拟图像信号进行光电转换，然后将经过数字技术处理的图像信号输入到激光调制器，调制后的激光束对被充电的感光鼓进行扫描，在感光鼓上产生有点组成的静电潜像，再经过显影、转印、定影等步骤，完成复印过程。
一般入门级的复印机价格均在一万元以上，高端一点的需要几万甚至十几万，显然这样高的办公成本是企业不容忽视的；而租赁复印机只需支付三、四千元甚至更低的租金即可。
2、租机不用担心设备老化报废
买机：所有权归购买者，但到一定年限或一定用量时，造成了设备折旧老化和使用周期缩短，复印机租赁，最终宣告报废。
租赁：所有权归租赁公司，也正因为此，复印机租赁维修价格，客户就不必负担设备因老化而报废的风险，只需支付相应的租金即可。
3、租机不用承担设备过时风险
由于生产技术的突飞猛进，新、好产品的不断涌现，造成了设备使用周期缩短，更新换代加快。购买者必定要承担设备过时不能满足使用需求的风险；若选择租赁，风险就由租赁公司承担，降低了置办办公设备的成本。
4、可任选最适用的机型
对于购买者来说，复印机一买回来就定位了，如果发现它与现在的工作量不匹配（复印速度过慢影响工作，过快则浪费了一大笔购置费，且维护起来也麻烦）或者是品牌不称心，昆明复印机，这样，复印机维修，想换机就十分困难了——你得花很多时间和精力与商家谈判，但未必能成功；就算成功了，你还得再多花一大笔冤枉钱，而租机就不会有以上的现象，你可随时调换更便利更适合的机型，月租也会适当调整。这样，你就可以灵活地使用复印机了。
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